Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Versie 2018

Inschrijven
Je dient je éénmalig te registreren, een account aan te maken. Als ouder kan je verschillende kinderen aan je account toevoegen. Eenmaal je geregistreerd bent, kan je uit het aanbod een keuze maken en deze digitaal reserveren en betalen.

Wie niet beschikt over een computer of smartphone met internetverbinding kan persoonlijk aan het loket van de betrokken diensten terecht voor registratie en inschrijving.
Bij het registreren dient het rijksregisternummer als verplicht veld ingevuld te worden, hierdoor vermijden we dubbele accounts. Ook als je je kinderen aan je account toevoegt, dien je hun rijksregisternummer in te geven. Je vindt deze op de klever van het ziekenfonds of op de kids-ID (het nummer begint met de geboortedatum).

Inschrijvingsmomenten
Je kan steeds vanaf vastgelegde momenten inschrijven voor het aanbod.
Dit kan online vanuit je account of voor activiteiten aan de balie van het MAC.
Inschrijven of plaatsen reserveren via mail of telefoon is niet mogelijk.
Voor alle activiteiten met uitzondering van speelpleinwerking en tienerwerking is vooraf inschrijven en betalen verplicht.
Voor de speelpleinwerking en tienerwerking is het voldoende vooraf in te schrijven.

Algemene bepalingen bij inschrijving
Het maximum aantal deelnemers is afhankelijk van de aard van de activiteit. Volzet is dan ook volzet.
Deelnemers dienen aan de leeftijdsvoorwaarden te voldoen van de gekozen activiteit.
Deelnemers met een openstaande factuur kunnen niet deelnemen aan een activiteit.

Betalen
Bij online inschrijving
Na je online inschrijving word je automatisch doorverwezen naar het online betaalplatform. Betaling kan via het online betaalplatform met bancontact.

Let op! Inschrijvingen die niet betaald zijn binnen de 10 dagen worden automatisch geschrapt. Indien u om een of andere reden niet in de mogelijkheid bent om de betaling direct te doen, gelieve contact op te nemen met de betreffende dienst.

Bij inschrijving aan de balie van de desbetreffende dienst
MAC (Middelkerke Administratief Centrum) : aan de balie van het MAC kan je met bancontact betalen.

Annuleren

Betaalde activiteiten kunnen slechts worden terugbetaald om de volgende redenen:
- Bij annulering wegens ziekte of om medische redenen kan de activiteit volledig terugbetaald worden indien dit met medisch attest gemeld wordt,
- Bij annulering wegens andere redenen wordt de activiteit niet terugbetaald
- Wanneer een activiteit wordt geschrapt door te weinig deelnemers , krijg je het volledige inschrijvingsgeld teruggestort.


Betalingsvoorwaarden
De prijs wordt per aanbod/activiteit vastgelegd.
Voor alle activiteiten met uitzondering van speelpleinwerking en tienerwerking moet onmiddellijk betaald worden. Betaald = ingeschreven.

Bij speelpleinwerking en tienerwerking gebeurt dit via facturatie achteraf. Na ontvangst van de factuur heeft u 1 maand om te betalen. Wie na één herinnering en een aangetekend schrijven nog niet betaald heeft wordt geschorst van deelname aan de gemeentelijke opvang en het gemeentelijk vrijetijdsaanbod

Tarieven en kortingen
De tarieven staan bij elke activiteit vermeld.

Er wordt korting toegekend in geval van:
- Verhoogde tegemoetkoming, budgetbeheer of collectieve schuldbemiddeling : 20%. Om van deze korting te genieten moet je vooraf langskomen in het MAC. Wij duiden dan in je account aan dat je hier recht op hebt. De korting wordt vanaf dan automatisch toegepast als je een activiteit boekt (online of aan de infobalie). De bewijsstukken dien je jaarlijks opnieuw voor te leggen aan de desbetreffende dienst.


Voorwaarden en informatie
* Respecteer de uren van de activiteiten, kinderen die te laat komen kunnen geweigerd worden. Indien je kind uitzonderlijk op een ander tijdstip aanwezig zal zijn of de activiteit vroeger moet verlaten bespreek je dit vooraf met de verantwoordelijke van de activiteit.
* Bij uitstappen zijn er geen vervangactiviteiten voorzien. Indien de uitstap volzet is en je kind is niet vooraf ingeschreven kan er geen opvang voorzien worden.
* Mag je kind na de activiteit alleen naar huis, geef dan een schriftelijke toelating mee aan het kind.
* Breng je kind in aangepaste kledij naar de activiteit, deze kledij kan vuil worden bij het spelen of knutselen. Zorg voor kleren die aangepast zijn aan de weersomstandigheden. Voorzie bij warm weer een pet of hoedje en zonnecrème. Bij slecht weer voorzie je regenkledij. Geef kleuters altijd een reservebroek en onderbroek mee.
* Schrijf de naam van je kind op de rugzak, de brooddoos en op elk kledingstuk. Vraag er op tijd naar als je kind spullen verloren heeft.
* Geef je kind geen waardevolle spullen (GSM, smartphone, tablet, mp3speler, gameconsoles, fototoestel,..) of geld mee naar de activiteiten. Indien dit nodig zou zijn zal de desbetreffende dienst je daar vooraf voor contacteren.
* Is er belangrijke medische of andere informatie over je kind die de organisatie of de begeleiders moeten weten, duid dit dan zeker aan op de informatiefiche van je kind. Bespreek deze informatie ook vooraf met de verantwoordelijke en/of de begeleiders van de activiteit.
* Kinderen moeten zindelijk zijn om te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Uitzonderingen moeten besproken worden met de verantwoordelijke van de desbetreffende activiteit.
* De inschrijver verklaart dat de deelnemer gezond is en eventuele medische problemen heeft vermeld in de vragenlijsten en meegedeeld heeft aan de verantwoordelijke en de begeleiders.
* Elke deelnemer dient zicht te schikken naar de richtlijnen en eisen van de organisatie. Bij ernstige overtredingen heeft de organisatie het recht de in overtreding zijnde deelnemer uit te sluiten, zonder dat deze aanspraak maakt op enige vorm van schadevergoeding of terugbetaling.
* De aansprakelijkheid van de organisatoren begint en eindigt op de uren zoals vermeld in het programma. De inrichters zijn in geen geval aansprakelijk voor ongevallen of schade veroorzaakt buiten de opgegeven uren.
* Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor schade of verlies van persoonlijke spullen.
* Als je kind bewust iets of iemand schade toebrengt, dan moet de ouder van het kind of de familiale verzekering de kosten betalen.
* Als je kind zich kwetst of een ongeval heeft dan word je verwittigd. Als er kosten zijn dan moet de ouder die eerst zelf betalen. De ouder krijgt de nodige papieren van de verzekeringsmaatschappij.

Fiscaal attest
Voor kinderen jonger dan 12 jaar ontvang je een fiscaal attest. Kosten voor opvang voor kinderen tot 12 jaar kan je immers in je belastingen inbrengen. Ten laatste voor 15 juni krijgen alle ouders een fiscaal attest van de kosten die ze het vorige jaar gemaakt hebben voor sport-jeugd-cultuuractiviteiten. Dit attest kan je onder je account terugvinden.

Opgelet: op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld. Het fiscaal attest is de vinden bij de account van de accounthouder.

Terugbetalingen door derden
Heel wat ziekenfondsen en werkgevers doen ook een tegemoetkoming voor sport- en jeugdactiviteiten. Als je ziekenfonds voorziet in een tegemoetkoming voor jeugdactiviteiten of sport, je vindt in je account een deelnemersattest die je kan printen en afgeven aan je ziekenfonds. Wanneer je een opleiding volgt bij VDAB kan je kosten voor de opvang van je kinderen bij hen binnen brengen. Je vraagt bij hen een formulier aan en laat het door de dienst invullen.

Ongevallen en verzekering
Als je kind een ongeval krijgt, ontvang je een ongevallenformulier. De dienst vult de gegevens over het ongeval in. Je vervolledigt zelf de gegevens van het “slachtoffer”. Je laat een arts de medische verklaring invullen en bezorgt dit formulier de volgende werkdag.

Je betaalt alle kosten en vraagt aan je mutualiteit een attest voor het remgeld. Van de apotheker vraag je een onkostennota.

De verzekeringsmaatschappij zal je een dossiernummer bezorgen. De bewijsstukken van alle gemaakte kosten bezorg je met vermelding van dit dossiernummer aan de verzekeringsmaatschappij.

Briefwisseling, facturen, terugbetalingen enzoverder
Diegene op wiens naam de account is aangemaakt, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestiging, facturen en terugbetalingen ontvangt.

Ook het fiscale attest wordt op naam van de accounthouder opgemaakt. Deze documenten worden NIET gewijzigd. Houd hier rekening mee bij het opmaken van je account.

Privacy

De organisator respecteert de privacy en verwerkt de persoonsgegevens die hem worden toevertrouwd met de grootste zorg. De organisator kan zowel bij inschrijving als tijdens de deelname aan een activiteit persoonsgegevens opvragen. Het betreft administratieve gegevens van het kind en de ouder(s) of voogd en indien relevant voor de deelname aan een activiteit, gegevens over de gezondheid van een kind.

Door het verstrekken van je persoonsgegevens en die van je kind, geef je de organisator de expliciete toestemming om de verstrekte gegevens te verwerken. Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de inschrijving en deelname aan activiteiten en om je op de hoogte te houden van de werking en dienstverlening van de organisator.
De organisator en zijn medewerkers gaan vertrouwelijk om met je persoonsgegevens en zullen geen informatie overmaken een derden. Soms is het noodzakelijk om samen te werken met anderen/externe diensten. Ook in deze situaties gaan we discreet om met persoonsgegevens.

Je persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren, nadien worden je gegevens nog maximaal 3 jaar bewaard.

Indien je niet wenst dat we je persoonsgegevens en die van je kind verder verwerken voor de hierboven vermelde doeleinden, dan volstaat het ons dit te melden op het emailadres Gwendoline.Senecaut@middelkerke.be. Op hetzelfde adres kun je ook altijd vragen welke gegevens we van je verwerken, kun je ze laten verbeteren of wissen of vragen om ze over te dragen. Als je je toestemming hebt gegeven, dan heb je steeds het recht om dit terug in te trekken.

Ben je het niet eens met de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken, dan kun je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel). Een meer uitgebreid overzicht van ons beleid op het vlak van verwerking van persoonsgegevens vind je op www.middelkerke.be.

Foto’s
Tijdens de activiteiten worden er zowel sfeerbeelden (niet-gerichte beelden) als close-up (gerichte beelden) beelden worden gemaakt. . Wil je niet dat er foto’s van jou of je kind gepubliceerd worden in bijvoorbeeld brochures of op een website?
Meld dat bij de inschrijving.
Voor het nemen, delen en publiceren van beeldmateriaal van je kind zal je gevraagd worden een formulier in te vullen en te ondertekenen.

De organisator verklaart hiermee de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679) van 27/04/2016 en de Belgische privacywetgeving van 30/07/2018 rond de bescherming van persoonsgegevens na te leven.

Ziekte en medicatie
Voor sommige activiteiten vraagt de organisator medische gegevens. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld.
Kinderen die ziek zijn, mogen niet meedoen aan de activiteiten. Dat is in het belang van hun eigen gezondheid en die van andere kinderen. Als er bij je kind een ernstige en besmettelijke ziekte wordt vastgesteld, moet je een verantwoordelijke van de organisator onmiddellijk op de hoogte brengen.
Als een kind in de loop van de dag ziek wordt, contacteert de verantwoordelijke de ouders. Het kind moet dan zo snel mogelijk opgehaald worden.
Medewerkers van de organisator dienen in principe geen medicijnen toe. Dat kan alleen in uitzonderlijke gevallen: in overleg met de verantwoordelijke en als er een medisch voorschrift is.
Op dat voorschrift moeten de hoeveelheden en de benaming van de medicatie vermeld zijn. De medewerkers dienen alleen medicijnen toe als de manier van toedienen eenvoudig is.

Vragen?
Je kan ons bereiken per telefoon of per mail:

Jeugddienst – jeugddienst@middelkerke.be, 059/30 48 66
Sportdienst – sportdienst@middelkerke.be 059/31 99 50
Cultuurdienst – cultuurdienst@middelkerke.be 059/31 95 53

Door de inschrijving verbindt men zich ertoe kennis te nemen van de voorwaarden en informatie.

back to top